Wat kost de WTTA?
Uitzend- en detacheringsorganisaties bereiden zich voor op het nieuwe toelatingsstelsel en daarbij gaat de aandacht al snel uit naar één bedrag: de waarborgsom van €100.000. Maar wie alleen naar die waarborgsom kijkt, ziet slechts een deel van de financiële impact. De WTTA brengt ook kosten voor toelating, inspecties en voorbereiding met zich mee. Daarnaast kunnen de hogere eisen aan administratie en controleerbaarheid indirect voor extra kosten zorgen. Wat gaat de WTTA organisaties nu werkelijk kosten?
De bekende €100.000
De waarborgsom is waarschijnlijk het meest besproken financiële onderdeel van de WTTA. Onder het toelatingsstelsel kan een uitlener verplicht worden om €100.000 aan financiële zekerheid te stellen. Er zijn echter situaties waarin een organisatie in aanmerking kan komen voor vrijstelling. De waarborgsom is bovendien niet hetzelfde als €100.000 aan kosten. Het bedrag wordt niet simpelweg uitgegeven, maar heeft wel gevolgen voor de beschikbare financiële ruimte. Kapitaal dat als zekerheid wordt gesteld, kan immers niet tegelijkertijd worden ingezet voor bijvoorbeeld groei, personeel of andere investeringen. Voor organisaties die de waarborgsom moeten stellen, kan dit daarom een behoorlijke financiële impact hebben.
Ook aan de toelating zelf zijn kosten verbonden
Naast de financiële zekerheid moet rekening worden gehouden met kosten voor het toelatingsstelsel zelf. In een concept-rekenmodel van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid werd uitgegaan van gemiddelde jaarlijkse kosten tussen €2.006 en €2.858 per uitlener. Hoe hoog het bedrag uiteindelijk wordt, hangt onder andere samen met de omvang van de organisatie. In verschillende scenario’s komen de jaarlijkse bedragen voor kleinere uitleners uit op ongeveer €1.000 tot €2.500, terwijl de kosten voor grote uitleners kunnen oplopen tot meer dan €8.000. Deze bedragen zijn nog niet definitief. Ze laten wel zien dat organisaties naast een eventuele waarborgsom rekening moeten houden met terugkerende kosten rondom het toelatingsstelsel.
De minder zichtbare kosten van de WTTA
Een deel van de financiële impact is lastiger in een vast bedrag uit te drukken. De WTTA stelt namelijk eisen aan de manier waarop organisaties kunnen aantonen dat zij aan wet- en regelgeving voldoen. Personeelsgegevens, contracten, looninformatie en andere relevante documentatie moeten correct en controleerbaar zijn vastgelegd. Wanneer informatie verspreid staat over verschillende systemen of veel processen handmatig worden uitgevoerd, kan het verzamelen en controleren daarvan behoorlijk wat tijd kosten. En tijd is uiteindelijk ook geld. De impact verschilt daardoor sterk per organisatie. Een organisatie die haar administratie en processen al goed heeft ingericht, begint vanuit een andere positie dan een organisatie waar veel informatie handmatig moet worden verzameld of gecontroleerd.
Wat kost de voorbereiding op een inspectie?
Ook een inspectie brengt meer met zich mee dan alleen de eventuele rekening van de inspecterende instelling. Een organisatie moet zich erop voorbereiden. Dossiers moeten compleet zijn, documenten beschikbaar en gegevens moeten gecontroleerd kunnen worden. Neem bijvoorbeeld een uitzendorganisatie met 500 actieve uitzendkrachten. Als het gemiddeld tien minuten kost om per medewerker documenten, contracten en registraties te controleren, komt dat neer op ruim 83 uur werk. Bij een intern uurtarief van €40 betekent dat meer dan €3.300 aan interne personeelskosten. Dit is uiteraard een rekenvoorbeeld en geen vaststaand bedrag voor een WTTA-inspectie. Het laat vooral zien dat de inrichting van de administratie grote invloed kan hebben op de indirecte kosten van voorbereiding en controle.
Fouten kosten geld
Ook tekortkomingen kunnen extra tijd en geld kosten. Wanneer gegevens niet kloppen, documenten ontbreken of processen onvoldoende aantoonbaar zijn, moet een organisatie dit herstellen. Bij een incidentele fout kan die impact beperkt blijven, maar wanneer dezelfde tekortkoming in meerdere dossiers voorkomt, kan de benodigde herstelinspanning snel toenemen. De financiële impact van de WTTA zit daarom niet alleen in officiële tarieven. Ook de kwaliteit en efficiëntie van interne processen spelen een rol. Daar komt bij dat controleerbaarheid niet alleen voor de toezichthouder relevant wordt. Ook opdrachtgevers krijgen binnen het nieuwe stelsel een verantwoordelijkheid en zullen willen weten met welke partijen zij zaken doen. Een goed ingerichte administratie krijgt daarmee een steeds belangrijkere positie binnen de gehele uitleenketen.
Dus, wat kost de WTTA écht?
Een eenduidig bedrag is er niet. De uiteindelijke financiële impact hangt af van de omvang en situatie van een organisatie en van de manier waarop de bedrijfsvoering nu is ingericht. De kosten kunnen onder meer bestaan uit de eventuele waarborgsom van €100.000, kosten rondom de toelating en inspecties, interne uren voor voorbereiding en controles en de kosten van het herstellen van tekortkomingen. Voor organisaties die hun processen nog moeten aanpassen, kunnen daar bovendien investeringen in administratie, systemen of werkwijzen bijkomen. Daarmee is de vraag ‘Wat kost de WTTA?’ eigenlijk te eenvoudig. Een minstens zo belangrijke vraag is: hoeveel tijd en geld kost het jouw organisatie om aantoonbaar aan de eisen te voldoen?
Voorbereiding bepaalt een deel van de rekening
De WTTA maakt controleerbaarheid en aantoonbare naleving een belangrijker onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Daardoor zullen organisaties niet alleen naar de directe kosten van het toelatingsstelsel moeten kijken, maar ook kritisch naar hun eigen processen. Wie gegevens eenvoudig kan terugvinden, dossiers compleet heeft en processen goed heeft ingericht, zal zich anders op controles kunnen voorbereiden dan een organisatie die daarvoor veel handmatig werk moet verrichten. De werkelijke rekening van de WTTA zal daarom niet voor iedere organisatie hetzelfde zijn. Maar één ding is duidelijk: de financiële impact wordt door veel meer bepaald dan alleen die veelbesproken €100.000.